为使学生会内部文件、文档材料得以妥善保管，更为方便查阅、使用，特对各项文件进行分类处理，方案如下：

一、文档管理总体规划

1．各部在工作活动形成的全部文档，应在各部门立卷的基础上，按一定要求进行分类加工整理和保管。

2．建立文档统计制定，对文档的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，分类成表。

3．根据工作需要，编制必要的目录、索引等检索工具，使文档得以有效利用。

4．对于个别重要文档，根据需要可多保存一套备份或复印件，以保证文档的安全和方便使用。

5．对已超过保管期限的文档进行鉴定，确无保存价值的文档进行登记，经批准后予以销毁，销毁人在清单上签字。

6．对文档和资料的保管情况进行定期检查，遇特殊情况应立即处理。

7．档案保管人在离开时，交接双主根据移交目录清点核对。

二、具体管理方案

1．各部的工作计划、工作总结、章程制度、会议记录，以各部为单位，每部编订为一卷宗。

2．请假条。学生会各人员的请假条收集为一卷宗。以时间顺序保存。

3．花名册。学生会在职人员的名单。

4．表扬及处分、人员任务材料，独立为一卷宗，分以上四类保管。

5．学生会大记事，有关学生会各种重大活动及事件。

6．学校颁发的文件材料，除分发给各部外，留下复印件进行保存。

7．照片，在活动中的照片及底片材料。

8．资料、物品的交接凭证。各部向学生会办公室领取各资料、物品的交接凭证。

9．请示及批复文件。及时地向学校上级提交各项请示和上级批复文件。